国际学院办公室管理制度

办公室是学院的综合办事机构，它承担着内外接待、安全卫生、文字处理、电话、传真、信函收发等各项工作。

办公秩序

1、办公室人员不得无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序；

2、办公室人员应注重仪态仪表，男士不得留长发，女士不得穿着暴露；

3、应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区域内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁；

4、实行办公室值日制度，定期对办公室进行清洁打扫，每周三由全体办公室人员负责打扫办公室、会议室；

5、办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

会议制度

一、班子会议

（一）议事范围

1、传达和学习上级领导的有关文件和指示精神；

2、汇报工作进展情况，提出下一步工作思路；院领导协调和布置下阶段的重要工作；

3、其它需例会讨论的事项。

（二）议事制度

1、班子会议是加强学院行政工作的规范化建设，增进学院工作的联系和协调，加强和改进学院作风建设的重要形式；

2、班子会议由院长、教学副院长、学生管理副院长参加，办公室主任列席。如有特殊原因缺席会议，必须向院长说明缺席原因；

3、班子会议原则上每周召开一次。

 二、行政会议

（一）议事范围

1、讨论审议学院内部管理的有关制度和规定；

2、讨论班子会议布置工作的开展情况和遇到的困难；

3、讨论研究需要经班子会议协调解决的问题。

（二）议事制度

1、行政会议的参加人员为院长、教学副院长、学生管理副院长、主任、行政秘书、教学秘书和辅导员。由学生管理副院长召集并主持。如有特殊原因缺席会议，必须向学生管理副院长说明缺席原因；

2、行政会议的内容凡属机密的，与会人员不得以任何方式向会议以外人员泄露；

3、行政会议原则上每周召开一次。

三、例会

（一）议事范围

1、传达和学习上级党委、政府、教育行政部门、学校的有关文件和指示精神；

2、传达学校、各部门近期工作情况；其它须校务公开事项。

（二）议事制度

1、会议院长主持，全体教职工参加，实行相关考勤制度，会议前由行政秘书负责签到；   

2、 行政会议要求全体教职工必须参加，会议考勤算入每月考勤，如有特殊原因缺席会议，必须向院长说明缺席原因；

3、例会每周二下午召开。

会议室使用管理

1、会议室的使用原则上应通过办公室统一安排和协调；

2、各人员使用会议室应爱护各类设施，如有损坏，照价赔偿。并做好会议室的保洁工作。

收发文管理

1、学院指派行政秘书负责本学院文件的收发，并做好收文的归档工作；

2、对于收到的学院内外文件，要及时传达给相关领导，涉及全院工作的文件，需要由相关领导在会议上通报；

3、文件收发流程：文件收取——〉复印文稿——〉送交相关领导阅读、批示——〉通报文件或相关人员执行文件规定——〉处理结束；

4、文件保存类型：红头文件、会议通知等。

印章使用管理规定

 一、印章管理

1、印章实行专人管理，由行政秘书负责管理，规范使用。印章应加锁存放，印章管理人员要认真负责，坚守岗位，确保印章安全；

2、印章应及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰；

3、使用印章必须按照规定办理，每次用印要进行登记，填写《国际学院印章使用登记表》， 重要事项还须填写《国际学院印章及各类资质使用审批单》，印章使用须经相关负责人和院长签字；

4、盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；

5、文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印。

二、印章的使用范围

1、以学院名义制发的各种文件，上报的各种报表；

2、学院颁发的各种证件、证书、聘书；

3、学院对外签订的协议、合同；

4、对外联系行政业务工作的信函；

5、其他经院领导批准需要使用院印的有关材料；

6、学生的成绩单等。

宣传工作

      为规范学院各部门的宣传行为，推进学院宣传工作管理的科学化、规范化，有关规定如下：

1、学院新闻宣传由办公室统一领导，负责全院新闻宣传工作的组织、指导、协调等工作；

2、行政秘书负责本学院外事新闻的宣传工作，学生活动的宣传由学生管理副院长指派相关辅导员负责；

3、为保证及时报道新闻信息，高效有序地开展工作，各新闻稿件的文字和图片等资料（电子稿）写完应立即上交至办公室行政秘书处，由行政秘书负责统一整理上发。

会务工作

1、会前准备。包括确定安排议题、确定会名和会期、准备会议文件、通知与会人员、编辑与会人员名单、确定会议议程、制定会议通知、布置会场；

2、会中严密组织。主要工作有签到、文档的印制分发、安排发言、会议记录；

3、会后事宜：会议总结、文件处理、会议决议的贯彻落实及其它事务性处理。

档案管理

1、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规，严格保守秘密；

2、行政秘书担任办公室兼职档案员管理学院日常档案；

3、行政秘书负责收集、整理、鉴定、保管、统计学院各类档案及有关资料；

4、其余人员有档案的，要及时移交至兼职档案员处，移交档案时要填写《档案交接单》并签名；

5、日常要做好文件资料的形成、积累、立卷、回档和利用工作

外事接待

1、外事接待要提前确定会名和会期、编辑与会人员名单、确定会议议程、准备会议文件、制定会议通知、邀请通知与会人员、布置会场；

2、外事接待工作遵循的原则是服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效。如有需要，提前安排餐饮接待和住宿。

办公用品及外事礼品管理

1、个人应保管、维护好自己的办公用品，不得随意损坏。

2、办公室办公用品由行政秘书统一管理，如需领取办公用品，须填写《办公用品领用表》再领取。

3、外事礼品由办公室统一管理，如有外事活动使用需填写《外事礼品领用单》再领取。

4、如损坏办公用品，须照价赔偿。

固定资产管理

1、固定资产实物由办公室行政秘书负责统一管理。设台帐、管理卡片；

2、固定资产交付使用后，由使用单位负责维修保养；

3、设备在内部迁动，须报行政秘书后由行政秘书负责调帐；

  保密制度

1、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，切实做好公文、通信、涉外、科技工作、办公自动化以及会议的保密工作；

2、不该说的秘密，不说；不该问的秘密，不问；不该看的秘密，不看；不该记录的秘密，不记录；

3、不在非保密记录本上记录秘密事项；不在非秘密的地方存放秘密文件和资料；不在公共场所和亲朋面前谈论秘密；

4、不用普通电话、普通函件传达秘密事项；

5、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围，如有确需复印的文件、材料，应征得院长同意后方可复印；

6、对违反保密制度的人员要视其情节，追究责任。

北京工商大学嘉华学院国际学院

2015年3月27日